QUE SONT LES ARCHIVES ?

Souvent confondues avec la documentation, les archives sont définies par le code du patrimoine (article L.211-1) comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou  morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité". La notion d'archives, très large, est donc indépendante : 

- de la date (tout document devient archive dès son élaboration ou sa création, "archives" ne signifie pas uniquement "vieux papiers") ;
- de la forme (sont archives au même titre un texte écrit, qu'il soit manuscrit, dactylographié ou imprimé, une affiche, un tract ou un objet) ;
- du support matériel (outre le papier encore prédominant, figurent les photographies, les documents sonores, audiovisuels et électroniques).

Crédit photographique : Archives CFDT

Crédit photographique : Archives CFDT

QUE GARDER ? QUE JETER ? 

Les archivistes de la CFDT ont réalisé des tableaux de conservation des archives des organisations CFDT : URI, UTI et UD ; syndicats et leurs sections syndicales. Ces outils de référence, non contractuels, précisent la durée d'utilité et le sort final (conserver, détruire, trier) des documents produits ou reçus par ces organisations. Ils facilitent la gestion des archives dans les bureaux et ont deux objectifs : répondre aux questions que se pose tout producteur de documents : que garder ? que détruire et au bout de combien de temps ? ; servir à l’étape fondamentale du tri, qui fait la séparation entre les documents à détruire et ceux à conserver. Le référentiel de conservation est un outil vivant : il doit évoluer et être modifié au fur et à mesure des évolutions de l'activité de l'organisation ou du service producteur.