Gérer vos archives
Vous ne savez pas comment classer vos documents ni combien de temps les garder ? Vous ne savez pas quoi faire de vos archives, témoignages de plusieurs années de militantisme ? Cette rubrique est faite pour vous !
Voici quelques conseils simples et pratiques pour gérer au mieux vos documents papier et électronique ; quelques indications pour savoir quoi garder, quoi jeter et au bout de combien de temps ; mais aussi des pistes pour confier vos archives ou celles de votre syndicat à des tiers.
Des tutos relatifs à la gestion des archives électroniques peuvent être mis à la disposition des organisations CFDT sur demande (gestion des mails, création d'une arborescence, nommage de fichiers, archivage des réseaux sociaux).
Gérer et organiser ses dossiers papiers
De manière à faire face à la gestion quotidienne des dossiers, garantir l’existence de preuve en cas de contestation et contribuer à la sauvegarde du patrimoine.
- Conseil n°1 : faire le tri
- Conseil n°2 : classer les documents
- Conseil n°3 : les conserver dans de bonnes conditions
Gérer et organiser ses dossiers électroniques
Mettre en place une politique d’archivage électronique, implique la définition et l’application de règles communes. Les tutos suivants vous y aideront.
- Conseil n°1 : classer les dossiers
- Conseil n°2 : renseigner les métadonnées
- Conseil n°3 : établir et respecter des règles de nommage
Que garder ? Que jeter ?
Les archivistes de la CFDT ont réalisé des tableaux de conservation des archives des organisations CFDT : URI, UD et UTI ; syndicats et sections syndicales. Ces outils de référence, non contractuels, précisent la durée d'utilité et le sort final (conserver, détruire, trier) des documents produits ou reçus par ces organisations. Ils facilitent la gestion des archives dans les bureaux et ont deux objectifs : répondre aux questions que se posent les producteurs de documents : que garder ? que détruire et au bout de combien de temps ? ; servir à l’étape du tri, qui fait la séparation entre les documents à détruire et ceux à conserver. Le référentiel de conservation est un outil vivant : il doit évoluer et être modifié au fur et à mesure des évolutions de l'activité de l'organisation ou du service producteur. Si des éléments vous semblent pourvoir être complétés, n'hésitez pas à nous le signaler.